الرئيسية
التسجيل
دخولإدارة المنظمات غير الربحية
صفحة 1 من اصل 1
إدارة المنظمات غير الربحية
من طرف ابو على الإثنين 12 سبتمبر 2011, 20:29
| المصدر: كتيب "المسؤوليات العشر الأساسية لمجالس الإدارة في المنظمات غير الربحية"ريتشارد ت. إنجرام، ترجمة سلامة البابلي. | ||||||
| أولاً: الهيئة الإدارية 1- تعريفها: هي الهيئة التي تتكون من أعضاء يتم انتخابهم بطريقة ديمقراطية من الهيئة العامة للمنظمة، وتعتبر الهيئة الإدارية السلطة التنفيذية لسياسات وأهداف المنظمة. وبالرغم من اتسام كل منظمة بسمات تميزها عن المنظمات الأخرى، إلا أن مسؤوليات الهيئات الإدارية وتشكيل أعضائها تتشابه في مختلف أنواع المنظمات، ولا يوجد نموذج موحد لمهام الهيئة الإدارية أو تشكيلها أو مهام أعضائها. 2- مواصفات الهيئة الإدارية الناجحة: حتى تتسم الهيئة الإدارية وأعمالها بالنجاح يجب أن تتوفر العوامل التالية فيها، وهي:
3- عقبات تعترض نجاح الهيئة الإدارية:
4- أعضاء الهيئة الإدارية: أ- الرئيس ونائب الرئيس: مواصفات الرئيس:
مهام ومسؤوليات رئيس الهيئة الإدارية:
ويقوم نائب الرئيس بكافة أعمال رئيس الهيئة الإدارية في حال غيابه. ب- أمين السر: وهو الشخص المسؤول عن الأعمال الكتابية للهيئة الإدارية وحفظ سجلاتها وإعداد مراسلاتها مع الهيئات الرسمية، ويرتبط إدارياً برئيس الهيئة الإدارية. مواصفات أمين السر:
مهام ومسؤوليات أمين السر:
ج- أمين الصندوق: وهو الشخص المسؤول عن القيام بكافة الأعمال المالية والمحاسبية للمنظمة، سواء بنفسه أو من خلال متابعة محاسبي المنظمة، ويرتبط إدارياً بالرئيس. مهام ومسؤوليات أمين الصندوق:
5- مهام الهيئة الإدارية: أ- إعداد رسالة المنظمة من أولويات عمل الهيئة الإدارية أن توصل وتوضح إلى كل من له صلة مباشرة أو غير مباشرة بالمنظمة الأسباب التي تبرر وجودها، والغاية التي تسعى المنظمة إلى تحقيقها، وتقوم الهيئة الإدارية بذلك من خلال إعداد وكتابة ما يسمى "رسالة المنظمة"، وهي تتراوح ما بين فقرة واحدة إلى صفحة كاملة. وتتضمن رسالة المنظمة الأهداف التي تسعى إلى تحقيقها والآليات التي تعتمدها في سبيل ذلك والفئة المستفيدة من الخدمات التي تقدمها المنظمة.
ومع التأكيد على ضرورة قيام الهيئة الإدارية بإعداد وكتابة رسالة المنظمة، فإنها مطالبة كذلك بمراجعتها بشكل دوري وإدخال التعديلات المطلوبة عليها وذلك بالتعاون مع أعضاء المنظمة والمتطوعون والمتعاونون. ب- التخطيط التخطيط هو العملية التي يتم فيها تحديد الوضع الحالي للمنظمة والإنجازات التي تنوي تحقيقها والوسائل والآليات التي ستستخدمها للوصول إلى تلك الإنجازات. ويعتبر التخطيط من المؤشرات الهامة التي تساعد المنظمات على النجاح، حيث أن التخطيط يأخذ بالاعتبار تقييمات عوامل القوة والضعف داخل المنظمة، والفرص المتاحة والمخاطر التي تعترض عمل المنظمة في محيط عملها، بالإضافة إلى أن التخطيط طويل المدى يوفر الاستقرار والاستمرارية في الإدارات المتعاقبة على المنظمة. من يشارك في عملية التخطيط؟ من الضروري أن يشارك كافة أعضاء الهيئة الإدارية في وضع خطط المنظمة لما توفر هذه المشاركة لهم من شعور بالانتماء إلى هذه الخطط وبالتالي استعدادهم لتنفيذها. والمطلوب من أعضاء الهيئة الإدارية إثارة الأسئلة الحيوية أثناء عملية التخطيط ووضع الإجابات الواقعية لها. ومن المفضل أن تفتح الهيئة الإدارية المجال لأطراف أخرى لتشاركها في عملية التخطيط، كالخبراء والمستشارين الذين يستطيعون تطوير بعض جوانب الخطة بخبراتهم ومهاراتهم أو تقديم الحلول العملية لاستفسارات وتساؤلات أعضاء الهيئة الإدارية. ومن الممكن أن تلجأ الهيئة الإدارية إلى مشاركة العاملين والمتطوعين في المنظمة في عملية التخطيط، حيث أنه بإمكانهم تقديم تصور حقيقي لواقع عمل المنظمة بحكم ممارستهم اليومية لأعمال المنظمة. وبشكل عام، فإن مشاركة كافة الأطراف في عملية التخطيط بشكل تعاوني سيؤدي إلى الخروج بخطط تتفق جميع الأطراف على مضمونها وهو ما سيوفر الوقت والجهد على المنظمة في تنفيذها مستقبلاً، كما أن هذه المشاركة الواسعة لا تنفي صلاحية الهيئة الإدارية في إقرار الصيغة النهائية للخطة. ومن المفضل أن تركز الهيئة الإدارية على التخطيط طويل المدى والتخطيط الاستراتيجي فهو يلبي الاحتياجات المستقبلية للمنظمة في الاستمرار والنمو. ج- وضع وتقوية ومتابعة برامج وخدمات المنظمة من المهام الرئيسية للهيئة الإدارية تقييم خدمات وبرامج المنظمة، والتوصل إلى مقترحات جماعية وواضحة تتعلق بتقوية هذه البرامج والخدمات أو اقتراح خدمات وبرامج جديدة تنفذها المنظمة. وتكمن أهمية هذه المهمة للهيئة الإدارية في أن كل ما تقدمه المنظمات من خدمات وبرامج هو مؤشر لمدى نجاحها في تلبية احتياجات أعضائها والفئات المستفيدة من وجودها. إن متابعة الهيئة الإدارية لخدمات وبرامج المنظمة يساعدها على الملاءمة بين إمكاناتها البشرية والمالية وبين حجم النشاطات التي تقدمها وتحقيق التوازن بينها بما يكفل عدم إرهاق المنظمة بمسؤوليات والتزامات تفوق قدراتها، كما تساعدها المتابعة على ترتيب أولوياتها في الخدمات والبرامج من خلال التعرف على رأي الأعضاء والفئات المستفيدة بمستوى تلك الخدمات والبرامج من خلال القيام باستطلاع لرأيهم، وهو ما يساعد كذلك على تحسين مستوى الخدمات والبرامج وتقويتها. ويجب أن لا يقتصر دور الهيئة الإدارية على تقييم ومتابعة ما هو موجود من خدمات وبرامج، بل لا بد أن تقوم بالتفكير بشكل ابتكاري بخدمات وبرامج جديدة للمنظمة تتناسب مع رسالتها وأهدافها وتفتح المجال أمام توسيع عدد المستفيدين من وجود المنظمة وتستجيب لاحتياجات الاجتماعية. د- توفير الموارد اللازمة وحسن إدارتها يتوقف نجاح أي منظمة على توافر الموارد اللازمة لتحقيق أهدافها، ومن ثم كان توفير الموارد على رأس مسؤوليات مجلس الإدارة. ومن المشاكل التي تعاني منها كثير من المنظمات هي اعتماد الهيئة الإدارية على المدير التنفيذي أو مدراء البرامج في توفير الموارد المالية للمنظمات. إن جمع الأموال بطريقة فعالة يعد أحد المعايير الأساسية لقياس مدى قدرة الهيئة الإدارية والتزامها وتأثيرها، ومن ثم فإن كل عضو من أعضاء الهيئة الإدارية مطالب بالتفكير والعمل على ربط المنظمة بمصادر تمويلية أو التفكير بوسائل تساعد المنظمة على توفير موارد مالية كالمساهمات الشخصية أو حملات التبرع أو مقترحات تمويل مشاريع أو استثمارات المنظمة. ومن أجل تطوير دور الهيئة الإدارية في تنمية الموارد المالية للمنظمة فعلى أعضاء الهيئة الإدارية الاطلاع على وسائل تنمية الموارد المالية والانتساب إلى دورات تنمي من مهاراتهم في هذا المجال. ولا يقتصر دور الهيئة الإدارية على توفير الموارد فحسب، بل يمتد ليشمل الإشراف المباشر على حسن إدارة هذه الموارد، من خلال مراقبة تنفيذ بنود الموازنات من واردات ومصاريف، سواء المتعلقة بالموازنة العامة أو بموازنات المشاريع والبرامج التي تنفذها المنظمة. وبشكل عام على الهيئة الإدارية أن توجه جزءاً من جهدها نحو تحقيق التوازن بين النشاطات التي تسعى إلى تنفيذها والبرامج التي تطبقها وتنمية كوادرها البشرية وبين إمكاناتها المالية حتى تتجنب المرور بأزمات مالية تهدد استقرار المنظمة. ويمكن للهيئة الإدارية الاستفادة من المهارات التالية لتنمية الموارد المالية للمنظمة:
هـ- فتح قنوات اتصال وعلاقات عامة مع الجهات الأخرى من العوامل الرئيسية التي تدعم استقرار وأعمال المنظمة هو وجود شبكة من العلاقات العامة الواسعة لها في بيئة العمل لما توفره هذه الشبكة من جمهور واسع يطلع على إنجازات المنظمة ومن خلق آفاق تعاون وعمل جديدة مع المنظمات الأخرى. ولأن الهيئة الإدارية هي حلقة الوصل ما بين المنظمة والبيئة المحيطة بها كان من أهم واجبات أعضاء الهيئة الإدارية استثمار الفرص المتاحة لتقوية علاقات المنظمة والتعريف بها وبأهدافها وخلق فرص للعمل في إطار تحالفات من المنظمات الأخرى التي تجتمع على نفس الأهداف أو من خلال استقطاب اهتمام الشخصيات العامة أو الجمهور إلى تلك الأهداف. و- تقييم أداء المنظمة تعتبر عملية التقييم مهمة رئيسية تساعد المنظمة على التأكد من تحقيقها للغايات التي أنشئت من أجلها، كما تساعدها على التحقق من مستوى الخدمات التي تقدمها ومدى تأثيرها على بيئة العمل المحيطة بها، كما أن عملية التقييم تساعد المنظمة على تحديد وضع المنظمة ومدى قدرتها على تنفيذ نشاطات أخرى، كما يفيد التقييم باستقاء الدروس والخبرات من التجارب التي مرت بها المنظمة لتستفيد منها في نشاطاتها المستقبلية. من يقوم بعملية التقييم؟ من الصعب أن تتولى الهيئة الإدارية عملية التقييم كلها بمفردها نظراً لانشغالها بقضايا أخرى، وبالتالي تلجئ الهيئة الإدارية إلى أطراف داخلية في المنظمة للقيام بهذه العملية كالمدير التنفيذي أو العاملين بالمنظمة، ولكن لابد من إشراف أحد أعضاء الهيئة الإدارية على إجراءات التقييم. متى نقوم بالتقييم؟ لا يوجد نموذج موحد لوقت القيام بعملية التقييم، فيمكن أن نقيم بعد إنجاز كل نشاط تقوم به المنظمة، أو أن يكون التقييم سنوياً أو أكثر من ذلك خاصة إذا كانت المنظمة تنفذ برامج أو نشاطات طويلة المدى. وإجمالاً، فإن أنسب الطرق للتقييم تلك التي تحدث كل عام، ولكن يمكن إجراء تقييم كلما اقتضت الضرورة ذلك كأن يشعر أعضاء مجلس الإدارة بضرورة تقييم أداء أحد البرامج أو النشاطات أو أداء المنظمة ككل. ماذا نقيم؟ يمكن أن تشمل عملية التقييم كافة جوانب عمل المنظمة، وفيما يلي عرض للجوانب الرئيسية التي من المفترض أن يتناولها التقييم:
ما هي نتائج التقييم؟ يتم عرض التقييم على الهيئة الإدارية مدعماً ببعض الملاحظات والمقترحات، وتقوم الهيئة بالاطلاع عليه واتخاذ القرارات المناسبة، مثل:
ثانياً: اللجان الفرعية اللجان الفرعية هي اللجان التي تنشئها الهيئة الإدارية للقيام بمهام محددة، وهناك لجان فرعية دائمة تتولى تنفيذ مهام دائمة للمنظمة، وأخرى مؤقتة ينتهي وجودها بانتهاء السبب الذي أنشئت لأجله. وتعتبر اللجان الأداة الرئيسية التي تلجأ إليها المنظمات لتنفيذ برامجها ونشاطاتها، ولا يوجد نظام موحد لعدد ونوع ومهام اللجان في المنظمات، بل يتم الاعتماد في تشكيلها عادة على احتياجات المنظمة. معلومات عامة حول اللجان:
وفيما يلي عرض لأهم أنواع اللجان وأبرز مهامها: 1- لجنة السياسات العامة وهي اللجنة التي تتولى رسم السياسات العامة للمنظمة، وتتولى وضع الخطط الاستراتيجية لها بتكليف من الهيئة الإدارية. وتهدف هذه اللجنة إلى تحديد معالم الطريق الذي ستسلكه المنظمة لتحقيق أهدافها كما تهدف إلى التأثير في السياسات العامة في المجتمع بما يخدم أهداف المنظمة. 2- لجنة العضوية وهي اللجنة التي تتولى متابعة تقديم الخدمات للأعضاء وتحصيل اشتراكاتهم السنوية، كما تسعى هذه اللجنة إلى المحافظة على أعضاء المنظمة وزيادة عددهم من خلال الاتصال بأفراد جدد وعرض العضوية عليهم، كما تقوم بتطوير الخدمات التي تقدم للأعضاء بما يكفل استمرار استقطاب الأعضاء الموجودين واستقطاب غيرهم. كما تقوم هذه اللجنة بتحقيق التواصل بين المنظمة وأعضائها. 3- لجنة تنمية الموارد المالية وهي اللجنة التي تباشر تحديد الموارد المطلوبة لاستمرار المنظمة وتنفيذ برامجها ونشاطاتها، وتضع الخطط المناسبة لتنمية موارد المنظمة المالية من خلال الوصول إلى طرق ومصادر تمويلية كحملات جمع الأموال والتبرع والتعرف على مؤسسات تمول مشاريع تنموية. 4- لجنة العلاقات العامة وهي اللجنة التي تتولى تقوية علاقات المنظمة بمحيط العمل الذي تعمل به، وتعد ما يلزم من كراسات تعريفية بالمنظمة وأهدافها وتقارير سنوية أو دورية تصف حجم نشاطات المنظمة ليتم توزيعها على الفئات التي تستهدفها المنظمة سواء أفراد أو منظمات أخرى. 5- لجنة البرامج والمشاريع وهي اللجنة التي تقوم بعملية تطوير برامج ونشاطات المنظمة، كما تتولى اقتراح مشاريع وبرامج جديدة للمنظمة من دورات وورش عمل وندوات ومؤتمرات وغيرها من أشكال النشاطات. 6- لجنة الدراسات والأبحاث وهي اللجنة التي تتولى إعداد الدراسات والأبحاث الخاصة باهتمامات المنظمة، كما تقوم بإعداد قواعد المعلومات ذات الموضوعات المتصلة بمجال عمل المنظمة. 7- لجنة الوعي العام وهي اللجنة التي تهتم بتوعية الرأي العام بالقضايا التي تتناولها المنظمة واستخدام الوسائل الإعلامية المناسبة لخلق رأي عام مشترك حول هذه القضايا. 8- لجنة التطوع وهي اللجنة التي تتولى رفد موارد المنظمة بالجهود التطوعية ووضع نظام لامتيازات المتطوعين. وتقوم هذه اللجنة بإعداد سجلات بالمتطوعين وتحفظها في مقر المنظمة. ثالثاً: الإدارة العامة وهي عبارة عن مجموع الإدارات الفرعية والهياكل الوظيفية في المنظمة. 1- المدير التنفيذي وهو الشخص الذي يتم تعيينه من قبل الهيئة الإدارية ضمن مواصفات شخصية وعلمية عالية تؤهله من تنفيذ والإشراف على تنفيذ أعمال المنظمة المتنوعة ومتابعة إدارة أجهزتها والتنسيق فيما بينها، وفيما يلي عرض لأبرز المهام التي يقوم بها المدير التنفيذي:
2- إدارات المنظمة تتنوع إدارات المنظمة اعتماداً على حجم المنظمة وطبيعة عملها وإمكاناتها، وبشكل عام تضم المنظمات الإدارات التالية:
3- إدارة الموارد البشرية
* تحديد الحد الأدنى من المتطلبات قبل الإعلان عن الوظيفة. * إجراء مقابلات واعتماد آلية اختيار من قبل لجنة خاصة، ثم تقييم الأشخاص اعتمادا على متطلبات المؤسسة، آخذين بعين الاعتبار عدم التحيز عند الاختيار .
وهناك عدّة عوامل تأثر على الموظف؛ أولاً، شعور الموظف أنه جزء لا يتجزأ من هذه المنظمة. نجاحها نجاح له وفشلها فشل له، فإذا استطاع المسؤول أن يوصل تلك المفاهيم إلى العاملين معه فسيكون قد وضع يده على أكبر حافز لهم، فهم لا يعملون لصالح المسؤول بل هم يعملون لصالح المنظمة ككل. ثانياً، اقتناع كل موظف في المنظمة أنه عضو مهم فيها. فمهما كان عمله صغيراً فلا يوجد أبداً عمل تافه، فإذا شعر العامل بأهميته بالنسبة للمنظمة التي يعمل فيها سيكون ذلك دافعاً كبيراً لتحسين أدائه في عمله، بل سيزيده إصراراً على الابتكار في كيفية أدائه لذلك العمل. ثالثاً، وجود مساحة للاختيار. لابد للمسؤول الناجح أن يترك مساحة للاختيار للعاملين معه، فيطرح عليهم المشكلة، ويطرح بدائل لحلها، ويستشير العاملين معه حتى إذا وقع اختيارهم على بديل من البدائل المطروحة عليهم تحملوا مسؤوليتها مع المدير، وأصبح لدى كل واحد منهم الحافز القوي على إتمام نجاح ذلك العمل.
وهناك عدّة طرق لتحفيز الموظفين، كطريقة التخويف بأن يصف لهم المسؤول الصعاب التي تحيط بعمل المنظمة وإدراك الوقت لهم وغيرها من وصف المخاطر، أو عن طريق المكافآت والحوافز المادية، أو عن طريق إتاحة الفرصة لهم بالمشاركة في صنع القرار أو اتخاذه.
وتقوم بعض المنظمات بالطلب إلى العاملين فيها بإعداد تقرير تقييمي للأعمال التي أنجزوها خلال مدة معينة عادة ما تكون ثلاثة أشهر. وفي كلتا الحالتين، على المدير التنفيذي أن يراجع هذه التقارير ويجعلها أساساً لمكافأة العاملين أو لفت انتباههم للتقصير الحاصل من طرفهم في إنجاز المهام المطلوبة منهم. وتعتبر هذه التقارير من الوثائق الهامة التي تساعد المنظمة على تحديد إمكانات مواردها البشرية وبالتالي تحديد احتياجاتها في هذا المجال من تطوير وتحسين. | ||||||
ابو على- المدير العام
- عدد المساهمات : 10509
نقاط : 39702
السٌّمعَة : 0
تاريخ التسجيل : 28/09/2009
العمر : 44
الموقع : https://arabseed4.yoo7.com -
مواضيع مماثلة» ...............إدارة عمر
» مهارات إدارة الوقت
» تربية الأغنام / إدارة المزرعة
» إدارة المخلفات البلدية الصلبة
» إدارة المخلفات البلدية الصلبة
» مهارات إدارة الوقت
» تربية الأغنام / إدارة المزرعة
» إدارة المخلفات البلدية الصلبة
» إدارة المخلفات البلدية الصلبة
صفحة 1 من اصل 1
صلاحيات هذا المنتدى:
لاتستطيع الرد على المواضيع في هذا المنتدى